Privacybeleid

I. Algemeen

1. Identiteit en contactgegevens van de organisatie en de Data Protection Manager

General Logistics Systems Belgium NV
GLS Belgium Distribution NV
Humaniteitslaan 233
1620 Drogenbos, Belgium

General Logistics Systems Belgium NV - Succursale de Luxembourg
24, Zae op Zaemer
4959 Bascharage, Luxembourg
info@gls-belgium.com

Hierna “GLS Belgium”

U kan de Data Protection Manager contacteren via het e mailadres dataprotection@gls-belgium.com of via brief op bovenstaand adres. Indien u ons via niet geëncrypteerde e mail contacteert, gelieve te noteren dat de vertrouwelijkheid van de overgemaakte informatie niet kan worden gegarandeerd. Niet-geëncrypteerde e mails kunnen mogelijks door onbevoegde derde partijen worden gelezen.

2. Persoonsgegevens

Onder persoonsgegevens verstaan we alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon. Enkele voorbeelden zijn naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Informatie die niet kan worden gelinkt aan een specifieke of identificeerbare persoon – zoals uw favoriete webpagina’s of het aantal gebruikers op een webpagina – wordt niet beschouwd als persoonsgegevens.

3. Toepasselijke wetgeving en geheimhoudingsverbintenis

Alle GLS entiteiten die zich situeren binnen de EU landen zijn onderhevig aan de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en andere relevante nationale wetgeving inzake gegevensbescherming.
Als aanbieder van postdiensten respecteert GLS Belgium en haar medewerkers de vertrouwelijke aard van de zending.

4. Bescherming van persoonsgegevens

Door middel van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen doen GLS entiteiten hun best om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of misbruik. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt in systemen die worden beschermd door gepaste beveiligingsmaatregelen. GLS zal de beveiligings- en gegevensbeschermingsmaatregelen indien nodig aanpassen aan de technologische vooruitgang.

II. Gegevens omtrent zending en bestemmeling

1. Categorieën van data, doeleinden van persoonsgegevensverwerking en wettelijke basis

Voor het verrichten van parcel en freight activiteiten en het respecteren van contractuele verplichtingen met name het leveren van pakketten en palletten, het betalen van diensten, de klachtenbehandeling, enz. heeft GLS Belgium gegevens van de afzender nodig (adresgegevens en bijkomende contactgegevens, betaalinformatie) en overige relevante contractuele gegevens volgens de diensten besteld door de afzender alsook de gegevens van de bestemmeling (naam, adres, postcode, stad, land, optioneel telefoonnummer en e mailadres).

De gegevens van de bestemmeling die werden overgemaakt aan GLS entiteiten alsook de interface documentatie (scans van de pakketten / palletten op verschillende locaties) en het afleveringsbewijs of de “proof of delivery (POD)” kan verwerkt worden en geregistreerd worden door verschillende GLS filialen. GLS gebruikt de persoonlijke gegevens omtrent de zending en de bestemmeling louter voor het vervullen van haar contractuele verplichtingen. Elk ander gebruik is niet toegelaten.

In bepaalde omstandigheden kunnen we gegevens verwerken op basis van toestemming of op basis van een gerechtvaardigd belang (in het bijzonder met betrekking tot de volgende doeleinden: het nakijken van de solvabiliteit, Compliance programma).

2. Verantwoordelijkheid

Het naleven van de toepasselijke wetgeving omtrent gegevensbescherming is een plicht van elke GLS entiteit. De overdracht van gegevens door een afzender aan een GLS entiteit wordt niet beschouwd als zijnde een verwerking van gegevens in naam van anderen.
Bijkomende diensten zoals “FlexDeliveryService”, “ShopDeliveryService” en “GLS-ONE” ( www.gls-one.be ) vragen het e-mailadres of telefoonnummer van de bestemmeling om hem/haar te informeren omtrent de status van de levering van het pakket/pallet. GLS entiteiten ontvangen het telefoonnummer en/of e-mailadres via de afzender die deze bijkomende diensten heeft besteld. De afzender is verantwoordelijk voor het correct verkrijgen van deze gegevens en in het bijzonder de goedkeuring van de bestemmeling om diens e mailadres en/of telefoonnummer over te maken aan GLS.

3. Delen van gegevens en ontvangers

In het algemeen zijn enkel de afzender en de bestemmeling van een pakket/pallet gerechtigd om informatie omtrent een pakket/pallet te ontvangen. GLS geeft informatie omtrent het pakket/pallet aan derde partijen (bv. overheidsinstanties) enkel op basis van wettelijke reglementering.

De GLS entiteiten zullen persoonsgegevens niet verkopen of meedelen aan een derde partij. Er zijn echter bepaalde omstandigheden waar GLS persoonsgegevens kan delen zonder bijkomend bericht aan u. Partijen die uw data mogelijks kunnen ontvangen zijn:

• GLS filialen en contractspartijen in andere EU landen of buiten de EU met als doeleinde het leveren van pakketten/palletten van de afzender naar de bestemmeling.
• Gelieerde of niet gelieerde derde partijen die via een contract diensten leveren voor of in naam van GLS (Verwerkers/Processors), in het bijzonder IT-Service providers. GLS Belgium heeft gepaste gegevensbeschermingsovereenkomsten afgesloten met deze partijen.
• Andere personen of organisaties zoals toegestaan door toepasselijke wet- of regelgeving.
• Politiediensten en ordehandhavers met als doel het respecteren van nationale veiligheidsvereisten of als onderdeel van een wettelijke procedure om onze eigendom te beschermen of als gevolg van een onderzoek met betrekking tot een inbreuk van de GLS regels en policies, niet toegelaten toegang tot of gebruik van GLS materiaal of elke andere illegale activiteit.

4. Bewaren en wissen van gegevens

GLS Belgium verwerkt persoonsgegevens zolang dit is vereist voor de doeleinden waarvoor we ze gebruiken. Wij zullen bepalen hoe lang we de gegevens bewaren op basis van de volgende vereisten:

• Operationele vereisten: de duurtijd dat de informatie nodig is om de diensten te verlenen.
• Wettelijke vereisten: GLS Belgium is wettelijk verplicht om bepaalde bestanden bij te houden voor een bepaalde duurtijd.

Gearchiveerde gegevens staan geregistreerd op gegevensdragers die enkel toegankelijk zijn voor bevoegd personeel. Nadat de wettelijke bewaartermijn is verstreken, worden de gegevens verwijderd.

III. Gebruik van de GLS-website

1. Het loggen van IP-adressen

Bij elk bezoek van een gebruiker aan een GLS-webpagina worden zijn gegevens in een logfile opgeslagen. De volgende specifieke gegevens worden tijdelijk bewaard:

• IP-adres van de gebruikte computer
• Domeinnaam
• Dag en uur van de raadpleging
• HTTP-antwoordcode
• Bezochte pagina’s (URL)
• Besturingssysteem, met versienummer
• Browser, met versienummer
• Schermresolutie

De opgeslagen gegevens worden anoniem voor statistische doeleinden samengevat. Deze statistieken dienen voor de evaluatie van het gebruik van de GLS-website door de bezoekers. De statistieken geven in het bijzonder de volgorde weer waarin de pagina’s werden bezocht evenals de wijze waarop de gebruiker van pagina naar pagina browst. GLS gebruikt deze informatie om verdere verbeteringen aan de wijze van gebruik en toepassing van de website uit te voeren.

2. Cookies

Om de GLS-webpagina’s te kunnen bezoeken kan het voor de GLS servers of de servers van derde partijen (bv. Youtube) nodig zijn dat ze cookies instellen. Deze cookies worden door de technische beheerders van de website gebruikt. Elke bezoeker van een webpagina kan zijn/haar browser zo instellen dat cookies geweigerd worden. In dit geval worden er geen gegevens op de computer van de gebruiker weggeschreven. De in de cookies opgeslagen gegevens worden niet naar GLS verzonden. Indien cookies worden geweigerd kan het zijn dat u niet alle functies van de website kan gebruiken.
Voor het gebruik van cookies verwijzen wij naar ons cookiesbeleid.

3. Google Analytics

De GLS website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Indien “IP anonymisation” is geactiveerd op deze website, wordt uw IP-adres verkort alvorens het naar andere lidstaten van de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte wordt verzonden. In uitzonderlijke gevallen wordt het volledige IP-adres overgemaakt aan een Google server in de Verenigde Staten en aldaar verkort. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. U kan de registratie van de gegevens die worden gecreëerd door de Cookie (incl. uw IP-adres) en gerelateerd aan uw gebruik van deze website en het verwerken van deze data door Google blokkeren door de browser plugin beschikbaar via http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en te downloaden en te installeren. De GLS website gebruikt de Google Analytics extension „gat._anonymizeIp();“. Dit verzekert geanonimiseerde registratie van IP-adressen ("IP masking").

4. YourGLS / GLS-ONE

GLS maakt een belangrijk verschil tussen open en gesloten webzones bij het gebruik van de GLS-website. Functies binnen de open zone kunnen gebruikt worden zonder voorafgaande registratie. De gesloten zone is een onderdeel van de uitvoering van een overeenkomst tussen de klant en GLS en kan enkel via een door GLS verstrekte loginfile worden bezocht.
In de open zone vindt de gebruiker functies zoals een e-mail-contactformulier, de "Track&Trace"-functie en de ParcelShop-zoekfunctie. De gegevens die bij een verzoek via e mail dienen te worden ingevoerd, bv.: naam, adres, postcode, gemeente, enz., zijn voor ons noodzakelijk om uw verzoek te kunnen verwerken. GLS zal uw persoonlijke gegevens niet doorsturen, verkopen of op om het even welke andere wijze verstrekken aan derde partijen, uitgezonderd wanneer dit voor de uitvoering van de hierboven beschreven diensten noodzakelijk is.

IV. Rechten van de betrokkenen

1. De rechten van de betrokkene

U heeft het recht om

• te worden geïnformeerd en toegang te verkrijgen tot uw verwerkte persoonsgegevens (Recht op informatie en Recht op toegang overeenkomstig Art. 15 AVG)
• rectificatie te verkrijgen van onjuiste persoonsgegevens (Recht op rectificatie overeenkomstig Art. 16 AVG)
• het wissen van uw persoonsgegevens te verkrijgen (Recht op gegevenswissing overeenkomstig Art. 17 AVG)
• de verwerking te beperken (Recht op beperking van de verwerking overeenkomstig Art. 18 AVG)
• uw persoonsgegevens die aan ons werden overgemaakt te ontvangen (Recht op overdraagbaarheid van gegevens overeenkomstig Art. 20 AVG)
• vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen of ter vervulling van een taak van algemeen belang bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens (Recht van bezwaar overeenkomstig Art. 21)
  
  op voorwaarde dat de noodzakelijke wettelijke vereisten zijn vervuld.

2. Intrekken van toestemming

Indien uw toestemming werd gevraagd voor het verwerken van uw persoonsgegevens, dan heeft u het recht om op elk ogenblik in de toekomst deze toestemming in te trekken, zonder de wettigheid van de verwerking in twijfel te trekken die gebaseerd is op de toestemming voor de intrekking.

3. Het uitoefenen van uw rechten

Indien u als betrokkene uw rechten wenst uit te oefenen of een uitdrukkelijk gegeven toestemming wenst in te trekken, gelieve een bericht te sturen naar de Data Protection Manager van GLS Belgium (zie I. contactgegevens). Gelieve in dit bericht uiteen te zetten welk recht u wenst uit te oefenen zodat GLS Belgium de verdere noodzakelijke stappen kan zetten om uw rechten te respecteren. Hou er rekening mee dat wij een bewijs van identificatie kunnen opvragen om uw informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.

4. Recht om een klacht in te dienen

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit indien u van mening bent dat uw rechten geschonden werden (in België: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be , tel.: 02/274.48.00 ).

V. Updates van deze informatie omtrent gegevensbescherming

GLS Belgium mag naar eigen goeddunken deze informatie updaten door een aangepaste versie te publiceren op deze website.

Deze informatie werd laatst geüpdatet op 18 mei 2020.